Cena to tylko część równania. Jak oceniać rzeczywisty koszt transportu?

Cena to tylko część równania. Jak oceniać rzeczywisty koszt transportu?

W przetargach transportowych i codziennych zakupach usług przewozowych cena nadal pozostaje jednym z najważniejszych kryteriów wyboru dostawcy. Trudno się temu dziwić – transport stanowi istotną pozycję kosztową w większości łańcuchów dostaw, a presja na optymalizację wydatków jest dziś większa niż kiedykolwiek wcześniej. Problem polega jednak na tym, że stawka transportowa i rzeczywisty koszt transportu nie są tym samym.

Doświadczeni managerowie logistyki wiedzą, że dwie pozornie podobne oferty mogą w praktyce oznaczać zupełnie różny wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Różnice nie wynikają wyłącznie z jakości obsługi czy terminowości dostaw. Ich źródłem jest również sposób, w jaki przewoźnik kalkuluje swoje koszty, organizuje pracę floty oraz zarządza produktywnością pojazdów i kierowców.

Dlatego ocena oferty transportowej wyłącznie przez pryzmat ceny przypomina ocenianie samochodu wyłącznie na podstawie kosztu zakupu. W obu przypadkach najważniejsze pytanie brzmi nie „ile kosztuje?”, lecz „ile będzie kosztować w całym okresie użytkowania?”.

 

Dlaczego ten sam transport może mieć trzy różne ceny?

Załóżmy, że producent z Wielkopolski wysyła pełny ładunek do południowych Niemiec. Zapytanie trafia do kilku przewoźników. Wszystkie firmy mają wykonać dokładnie tę samą usługę, a mimo to otrzymane oferty różnią się nawet o kilkanaście procent.

Wbrew pozorom nie musi to oznaczać, że jedna z firm zawyża cenę. Transport drogowy jest działalnością o bardzo złożonej strukturze kosztowej, a końcowa stawka jest wynikiem wielu zmiennych, które nie zawsze są widoczne dla klienta.

Najbardziej oczywiste są koszty związane z samym pojazdem. Zakup nowego ciągnika siodłowego wraz z naczepą oznacza dziś inwestycję liczona w setkach tysięcy złotych. Niezależnie od tego, czy zestaw wykonuje transport, stoi na parkingu czy oczekuje pod rampą, przewoźnik nadal ponosi koszty finansowania, ubezpieczenia i utraty wartości pojazdu.

Równie istotnym elementem są koszty pracy kierowców. W ostatnich latach ich udział w strukturze kosztów znacząco wzrósł, między innymi w wyniku zmian regulacyjnych wprowadzonych przez Pakiet Mobilności. Do wynagrodzenia należy doliczyć składki pracodawcy, szkolenia, urlopy, absencje chorobowe oraz koszty rekrutacji. W wielu przedsiębiorstwach transportowych jest to obecnie największa pojedyncza pozycja kosztowa.

Do tego dochodzą paliwo, opłaty drogowe, serwis floty, wymiana opon oraz koszty administracyjne związane z organizacją transportu. W praktyce jednak to nie one najczęściej decydują o rentowności pojedynczego zlecenia.

 

Dlaczego czas jest często ważniejszy niż liczba kilometrów?

Wielu klientów zakłada, że głównym czynnikiem wpływającym na cenę jest odległość. Oczywiście liczba kilometrów ma znaczenie, jednak z punktu widzenia przewoźnika znacznie ważniejsza jest produktywność zestawu transportowego.

Rozważmy dwa przewozy na tej samej trasie. W pierwszym przypadku załadunek trwa trzydzieści minut, a rozładunek kolejne trzydzieści. W drugim kierowca spędza cztery godziny na załadunku i pięć godzin na rozładunku. Dystans pozostaje identyczny, ale ekonomika obu operacji jest zupełnie inna.

Przez dziewięć godzin samochód i kierowca pozostają praktycznie nieproduktywni. Nie wykonują transportu, a mimo to generują koszty. Co więcej, długie oczekiwanie może zaburzyć harmonogram pracy kierowcy i uniemożliwić realizację kolejnego zlecenia tego samego dnia.

To właśnie dlatego profesjonalni przewoźnicy analizują nie tylko trasę, ale cały proces logistyczny związany z obsługą danego klienta. Dla nich równie ważne jak liczba kilometrów są przewidywalność załadunków i rozładunków, sprawność magazynu oraz jakość organizacji operacji po stronie załadowcy jak i rozładowcy.

 

Znaczenie geografii i ładunków powrotnych

Jednym z najmniej intuicyjnych elementów kalkulacji transportowej jest wpływ lokalizacji na końcową stawkę.

Z perspektywy klienta transport kończy się zazwyczaj w momencie rozładunku. Z perspektywy przewoźnika jest to dopiero połowa procesu. Samochód musi bowiem otrzymać kolejne zlecenie albo wrócić do bazy.

Możliwość pozyskania ładunku powrotnego często decyduje o opłacalności całej operacji. Relacje prowadzące do dużych ośrodków przemysłowych, centrów logistycznych czy regionów o wysokiej aktywności gospodarczej zwykle oferują większe szanse na znalezienie kolejnego załadunku. Dzięki temu koszt przejazdu może zostać rozłożony na dwa zlecenia.

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku kierunków peryferyjnych. Jeżeli przewoźnik zakłada konieczność wykonania znacznej części trasy bez ładunku, koszt pustego przebiegu zostanie uwzględniony już w pierwszej wycenie. To jeden z powodów, dla których podobne odległości nie zawsze oznaczają podobne ceny.

Kiedy najtańsza oferta staje się najdroższą?

Na tym etapie warto wrócić do perspektywy klienta. Nawet jeżeli przewoźnik oferuje atrakcyjną stawkę, nie oznacza to automatycznie, że jego usługa będzie najtańszym rozwiązaniem dla organizacji.

Coraz większe znaczenie zyskuje tutaj koncepcja Total Cost of Ownership (TCO), czyli całkowitego kosztu użytkowania usługi. Zakłada ona, że analiza powinna obejmować wszystkie koszty generowane przez współpracę, a nie wyłącznie wartość faktury za transport.

Przykładowo opóźniona dostawa może wymusić utrzymywanie wyższych zapasów bezpieczeństwa. Niska jakość komunikacji zwiększa zaangażowanie pracowników działu logistyki. Uszkodzenia towaru generują koszty reklamacji, dodatkowych przewozów oraz pracy administracyjnej. Każdy z tych elementów wpływa na wynik finansowy przedsiębiorstwa, choć nie jest widoczny w stawce frachtowej.

W praktyce właśnie dlatego dwie oferty różniące się ceną o kilka procent mogą prowadzić do zupełnie innych kosztów całkowitych.

 

Jak mierzyć całkowity koszt transportu?

Ocena rzeczywistej efektywności współpracy wymaga spojrzenia wykraczającego poza cenę jednostkową. Coraz częściej wykorzystuje się do tego zestaw wskaźników operacyjnych i jakościowych.

Jednym z podstawowych mierników jest OTD (On-Time Delivery), określający udział dostaw zrealizowanych zgodnie z ustalonym terminem. Jeszcze szerszą perspektywę daje OTIF (On-Time In-Full), który uwzględnia zarówno terminowość, jak i kompletność dostawy.

W praktyce ocena całkowitego kosztu transportu powinna obejmować zarówno wskaźniki finansowe, jak i operacyjne. Najczęściej analizowane parametry to:

• terminowość dostaw (OTD),
• terminowość i kompletność dostaw (OTIF),
• poziom reklamacji,
• wskaźnik uszkodzeń towaru,
• czas reakcji przewoźnika na sytuacje awaryjne,
• średni czas realizacji zlecenia,
• liczba interwencji wymaganych od działu logistyki klienta,
• dostępność informacji o statusie przesyłki,
• czas oczekiwania na załadunek i rozładunek,
• koszt obsługi administracyjnej związanej z realizacją transportu.

Warto analizować również wpływ współpracy na funkcjonowanie całego łańcucha dostaw. W wielu przedsiębiorstwach koszt pracy specjalistów zajmujących się rozwiązywaniem problemów transportowych jest pomijany, mimo że potrafi stanowić znaczące obciążenie organizacyjne.

Coraz częściej monitorowany jest także całkowity koszt obsługi pojedynczego zlecenia. Obejmuje on nie tylko koszt samego przewozu, ale również wszystkie działania towarzyszące: planowanie, komunikację, obsługę reklamacji, zarządzanie wyjątkami oraz czas pracy własnych zespołów zaangażowanych w obsługę transportu.

Dopiero zestawienie tych wskaźników z ceną transportu pozwala odpowiedzieć na pytanie, czy współpraca z danym przewoźnikiem rzeczywiście jest efektywna.

 

Transport jako element przewagi konkurencyjnej

Współczesne łańcuchy dostaw funkcjonują pod coraz większą presją. Klienci oczekują krótszych terminów realizacji, wysokiej dostępności produktów i pełnej przewidywalności dostaw. W takich warunkach transport przestaje być wyłącznie kosztem operacyjnym. Staje się jednym z elementów budujących przewagę konkurencyjną przedsiębiorstwa.

Z tego powodu najbardziej dojrzałe organizacje odchodzą od oceny przewoźników wyłącznie przez pryzmat stawki frachtowej. Zamiast pytać, kto zaoferował najniższą cenę, analizują wpływ jakości usług na funkcjonowanie całego łańcucha dostaw.

To właśnie takie podejście pozwala odróżnić koszt od ceny. A w logistyce różnica między tymi pojęciami bywa znacznie większa, niż mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka.